管理の現場で起きた3つの実例！消防設備・入居申込キャンセル・無断ペット飼育への対応

不動産管理の仕事では、法律や契約の知識だけでは対応しきれない、実務ならではの問題が数多く発生します。

今回は、実際の賃貸管理の現場で経験した3つの事例をご紹介します。

大家さんや管理会社の方にとって、今後のトラブル防止や管理業務の見直しにつながる内容です。

1．消防設備の交換は、点検だけで終わりではない？

新しく管理をお任せいただいた大家さんから、消防設備点検についてご依頼をいただきました。

今回は、管理会社が消防設備業者に依頼するだけでなく、大家さんとの窓口となり、作業の流れや手続きについても把握してほしいというご要望でした。

そこで、消防設備の点検や交換について詳しく確認しながら進めることになりました。

ところが、ここで問題が発生しました。

例えば、建物に設置されている消火器を交換した場合、通常の消防設備点検の報告とは別に、消防署へ設備設置に関する届出が必要になるケースがあるということです。

しかも、今回確認した内容では、交換後4日以内に提出するルールがあるとのことでした。

私はこれまで、消防設備の点検を数多く外部業者に依頼してきましたが、消火器を1本交換するたびに、そのような書類を提出するという認識はありませんでした。

実際に消防署へ確認したところ、法令上は届出が必要という回答でした。

一方で、実務上は、消火器1本の交換ごとに届出を行っている管理会社や消防設備業者はほとんどないという話もありました。

行政書士などの専門家に書類作成を依頼すると、5万～10万円程度かかる場合もあるそうです。

もちろん、実務で行われていないからといって、法令上の義務がなくなるわけではありません。

ここで改めて感じたのは、法律で定められていることと、実際の不動産管理の現場で行われていることには違いがあるということです。

また、管理会社がすべての専門分野に精通しているわけではありません。

分からないことを曖昧な知識で説明してしまうと、大家さんとの認識のずれやトラブルにつながります。

専門的な内容については、無理に管理会社が間に入るのではなく、必要に応じて専門業者から直接説明してもらうことも大切です。

自社の得意分野を見極め、できることとできないことを明確にする。それが結果的に大家さんのためになると感じました。

2．賃貸の入居申込後にキャンセルが増えている問題

次に、賃貸募集に関する問題です。

最近、仲介会社から入居申込を受けたものの、その後にキャンセルになるケースが増えています。

管理会社としては、申込が入れば大家さんに報告し、審査などの手続きを進めます。

しかし、実際には申込をした後、数日から1～2週間ほど物件を押さえた状態にしておきながら、最終的にキャンセルされてしまうことがあります。

大家さんからすれば、その期間はほかの入居希望者を逃してしまう可能性があります。

つまり、簡単にキャンセルされてしまうことは、大家さんにとって大きな機会損失につながるのです。

一方で、管理会社としても難しい問題があります。

仲介会社に対して申込の意思確認を厳しく求めすぎると、仲介会社から敬遠されてしまう可能性があります。

管理会社と仲介会社は協力関係にあるため、管理会社側が厳しい対応をしすぎると、今後の客付けにも影響が出るかもしれません。

例えば、管理会社が申込者に直接電話をして、入居する意思が本当にあるのか、なぜその物件を選んだのかなどを細かく確認する方法も考えられます。

しかし、それも仲介会社の立場を損ねてしまう可能性があります。

大家さんの利益を守るためには、安易な申込やキャンセルを減らす必要があります。

ただし、厳しくしすぎて入居希望者が集まらなくなってしまっては本末転倒です。

大家さんの利益を守ることと、仲介会社との良好な関係を維持すること。このバランスが非常に重要です。

申込時の意思確認やキャンセル時のルールなど、管理会社としてどのような対策ができるのか、引き続き考えていく必要があると感じています。

3．無断でペットを飼っていた入居者をどう見極める？

最後は、退去立会いで実際にあった事例です。

退去したお部屋について、どう見てもペットを飼育していたと思われる形跡がありました。

しかし、入居者はペットを飼っていないと主張していました。

室内は非常にきれいに掃除されており、床や壁にもペットの毛がほとんど残っていませんでした。

ペットによるものと思われる引っかき傷もありましたが、入居者から「家具などを引きずった際についた傷」と説明されてしまえば、判断が難しい状況です。

そこで、室内を細かく確認したところ、意外な場所から証拠が見つかりました。

それが、窓のサッシ部分です。

窓を開けて、サッシの下や隅の部分を確認すると、そこにペットの毛が残っていました。

室内はきれいに掃除されていても、普段あまり掃除しない窓のサッシ部分までは掃除しきれていなかったようです。

その毛を確認したことで、最終的には入居者もペットを飼っていたことを認めました。

今回のケースでは、賃貸借契約書に無断飼育に関する取り決めがあり、その契約内容に沿って精算を進めることになりました。

ペット飼育の有無を確認する際には、床や壁だけでなく、次のような場所もチェックしておくとよいでしょう。

• 窓のサッシやレール部分

• ベランダ側の窓周辺

• 部屋の隅や家具の裏側

• ペットの毛が残りやすい場所

特に窓のサッシは、今回のように見落とされていた証拠が残っている可能性があります。

退去立会いの際には、ぜひ確認しておきたいポイントです。

また、トラブルになった際には感情的にならないことも大切です。

相手の対応に腹が立つことがあっても、強い言葉で責めたり感情的に話したりすると、録音や撮影などによって別のトラブルに発展する可能性もあります。

あくまでも事実と証拠に基づき、契約内容に沿って冷静に対応することが重要です。

4．不動産管理で大切なのは、知識・経験・対応力

今回の3つの事例を通して、改めて感じたことがあります。

それは、不動産管理は単に契約書や法律の知識があればできる仕事ではないということです。

消防設備のように専門知識が必要な分野もあれば、入居申込のキャンセルのように関係業者とのバランスが重要になる問題もあります。

さらに、退去立会いでは、現場で細かい部分まで確認する経験や観察力が求められます。

管理会社として大切なのは、何でも自社だけで解決しようとすることではありません。

• 分からないことは専門業者に確認する

• 大家さんの利益を第一に考える

• 仲介会社との協力関係も大切にする

• 現場では細かい部分まで確認する

• トラブル時には感情的にならず、契約と事実に基づいて対応する

こうした積み重ねが、質の高い賃貸管理につながると考えています。

これからも大家さんの大切な資産を守るために、実務経験を積み重ねながら、より良い管理サービスを提供していきたいと思います。